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Sobre la firma de un email profesional.
Una firma de correo electrónico es un elemento esencial en la comunicación profesional. Esta información al final de un mensaje permite que un destinatario identifique rápidamente quién es su interlocutor y así facilitar el contacto. Si bien la firma de un correo electrónico privado es incidental, el contexto profesional requiere mencionar cierta información.
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¿Qué poner en una firma de email?
Una buena firma de correo electrónico contiene la mayor parte de la información útil para identificar a un corresponsal. También se recomienda insertar un logotipo de la empresa para la que se trabaja y así potenciar su marca . La información obligatoria depende mucho del tipo de comunicación que quieras mantener.
Firmas privadas
Incluso si las personas no tienen la obligación de crear una firma de correo electrónico, esto puede permitir destacar medios de comunicación alternativos (redes sociales como Facebook, Twitter o incluso Google+) o proyectos personales como sitios web. Aquí está la información que se puede encontrar en las firmas de correo electrónico privado:
- Nombre y apellido
- Teléfono fijo y/o móvil
- URL de un sitio personal, blog u otro
- Enlaces a redes sociales
Se aprecian otros elementos como citas, refranes, incluso ilustraciones, pero deben ser usados con cuidado y adaptados según los correspondientes. De hecho, si bien sus amigos o familiares pueden ver dichas firmas, es posible que no sean adecuadas para los intercambios con administraciones o incluso con empresas contactadas en el contexto de aplicaciones profesionales.
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Firma profesional de un e-mail: información obligatoria
En Francia, los documentos oficiales son en su mayoría en papel. Esto se aplica a la mayoría de las instituciones. Sin embargo, los mensajes electrónicos profesionales están reemplazando a las cartas físicas y se están volviendo cada vez más legítimos. Las firmas de correo electrónico profesionales deben contener cierta información , como:
- Nombre y apellido del emisor
- Su cargo en la empresa
- Contactos telefónicos (fijo y/o móvil)
- nombre de la empresa
- Dirección de la empresa
- Página de Facebook y otras redes sociales
Además, es posible insertar otros elementos en las firmas de los correos electrónicos, como eslóganes publicitarios, fotos de nuevos productos o próximos eventos con el fin de promover las actividades de la empresa. Sin embargo, es necesario prestar atención al hecho de que la firma se utiliza como contacto y su corresponsal muchas veces no tiene nada que ver con estos anuncios. ¡No sobrecargues tu firma por miedo a darle un dolor de cabeza a tu destinatario! No obstante, es relevante anunciar en una firma de correo electrónico períodos de vacaciones o incluso cierres temporales de la empresa.
Otro elemento a considerar puede ser el descargo de responsabilidad, muy común en Estados Unidos. Sin embargo, estas formulaciones no tienen valor legal en Francia. Aquí hay unos ejemplos:
“Este correo electrónico y todos los archivos asociados son confidenciales. Únicamente podrá hacer uso de ellos la persona o entidad a quien van dirigidos. Si ha recibido este mensaje por error, informe al administrador del sistema. »
“Se advierte expresamente a los empleados que no hagan declaraciones difamatorias, que no infrinjan los derechos de autor y que no permitan ninguna violación de los derechos de autor ni de ningún otro derecho a través de sus comunicaciones por correo electrónico. Los empleados que reciban este tipo de correo electrónico deben notificar a su supervisor de inmediato. »
¿Cuál es la forma de una firma de correo electrónico?
Una buena firma de correo electrónico debe ser concisa, fácil de leer y dar la impresión de seriedad. Por esta razón, es recomendable prestar atención a la estructura de su información.
El siguiente ejemplo muestra una firma que contiene los datos principales para una firma de correo electrónico comercial. Esta información se borra intencionalmente para respetar el anonimato.
Forme tantos párrafos como sea posible para optimizar su firma. Además, tienes la opción de separar la información con líneas horizontales para facilitar la lectura. Algunos programas de correo electrónico permiten suficiente espacio para las firmas y permiten la creación de espacios en blanco .
Aquí hay un ejemplo de una firma que sigue este principio:
También tiene la posibilidad de utilizar estilos, tamaños y colores de fuente para embellecer su firma de correo electrónico. El ojo humano reacciona bien al contraste, pero se debe tener cuidado al usar estos elementos, que a veces pueden repeler a los corresponsales. Por lo tanto, será necesario ceñirse a “¡cuanto menos, mejor!». Además, debe tenerse en cuenta que las firmas de correo electrónico deben estar en formato de texto enriquecido (RTF, literalmente, formato de texto enriquecido) o HTML. A diferencia de las firmas de solo texto, los mensajes en un formato específico presentan el peligro de que otro software de mensajería no pueda leerlos. Por tanto, es importante comprobar si una firma es compatible con las distintas aplicaciones existentes.
Para dar una buena impresión, también debes prestar atención a la elección de los colores y la tipografía (una o dos como máximo). De lo contrario, la firma no solo puede sobrecargar el ojo del lector, sino también desacreditar a su emisor. Quienes escriben tales mensajes corren el riesgo de no ser tomados en serio. Es cierto que este tipo de firma puede ser relevante en ciertos casos porque está diseñado como parte de una carta gráfica. Sin embargo, es mejor distanciarse de estos modelos.
Elementos opcionales
Para destacarse mejor, muchas empresas confían en elementos gráficos en sus firmas de correo electrónico, como sus logotipos o sus anuncios recientes, para promocionar sus estructuras.
Además, una foto del remitente puede ayudar a darle al correo electrónico una nota más personal. Sin embargo, tal esfuerzo no es visto de la misma manera por todos. Algunos programas de correo electrónico no leen las imágenes o las leen mal debido a sus formatos HTML y, en ocasiones, pueden enviarlas a la carpeta de correo no deseado. Sin embargo, incluso si estos correos electrónicos son interpretados correctamente por el software de mensajería, el tamaño de sus fotos puede ser demasiado grande y tardar en cargarse, lo que irrita a los corresponsales.
