8 consejos para escribir un email profesional

Introducción

En esta entrada te compartiré unos sencillos consejos para escribir un email profesional y destacar del resto.

Cada día se envían aproximadamente 269 mil millones de emails en todo el mundo y sí, esto no te es suficiente razón para tener ganar de saber escribir el correo electrónico perfecto, profundicemos un poco más.

Una gran parte de ellos está en el ámbito profesional. Sin embargo, muchos usuarios aún cometen los mismos errores al escribir correos electrónicos profesionales, lo que a menudo causa cierta molestia a los destinatarios. Los mensajes que contienen errores por descuido son, por un lado, percibidos como groseros y, por otro lado, son muy contraproducentes. El informático estadounidense Eric Horvitz demostró en un estudio que los usuarios, después de responder a un correo electrónico, necesitan una media de 15 minutos para volver a centrarse en su tarea anterior.

Esto es aún más molesto si el correo electrónico en cuestión está mal escrito, es confuso o incluso inútil. Para evitar caer en estas trampas, es importante respetar ciertas reglas.

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¿Para qué escribir el correo electrónico perfecto?

La respuesta es simple: Un correo electrónico perfectamente escrito es una prueba de profesionalismo y respeto hacia su destinatario. 

SI bueno, y ¿Cómo escribir un correo electrónico profesional? Para conseguirlo no es necesario dedicar mucho más tiempo del habitual, pero estos pequeños esfuerzos mejoran considerablemente la vida profesional. Esto comienza con la definición del propósito de cada uno de sus correos electrónicos. Además, es fundamental que tu correo electrónico contenga información y esté bien estructurado. Explique claramente de qué se trata y ayude al destinatario a comprender sus preocupaciones.

También es importante que su correo electrónico sea breve, e incluso lo más breve posible , sin sacrificar la forma y la cortesía. Al ser breve, el contenido se reduce a lo esencial, lo que ayuda al lector a identificar mejor la información importante. Además, esto ahorra tiempo a todos, tanto al remitente como al destinatario.

También es posible ahorrar tiempo, simplemente evitando enviar correos electrónicos innecesarios. Los correos electrónicos innecesarios se clasifican en las siguientes tres categorías:

• Listas de distribución : te permiten enviar un correo electrónico a muchos destinatarios con tan solo unos clics. Esto puede ser muy relevante, pero la función «responder a todos» crea una gran cantidad de datos inútiles que terminan en la papelera. El primer remitente hace una pregunta redonda, cuya respuesta es realmente importante solo para él. Por lo tanto, se recomienda, cada vez, preguntarse si este correo electrónico es realmente importante.
• Las incesantes solicitudes de aclaración : las cartas no reemplazan una conversación y los correos electrónicos no son hilos de discusión. A veces es posible ahorrar mucho tiempo y energía y evitar escribir interminablemente haciendo una simple llamada telefónica. Sin embargo, después de la conversación, es recomendable resumir lo que se dijo en un correo electrónico, para que todos estén en la página.
• Correos electrónicos humorísticos : la vida diaria en la oficina se vuelve rápidamente aburrida, razón por la cual muchos empleados a menudo adquieren el hábito de enviar correos electrónicos divertidos entre ellos. A menudo hacen esto sin preguntar si los destinatarios realmente quieren estos correos electrónicos. De hecho, la mayoría de las veces prefieren escuchar una broma en la máquina de café que ser interrumpidos en el trabajo.

En el contexto de un intercambio profesional, también es fundamental respetar la cortesía y ciertas convenciones . Un eslogan, saludos y gracias si es necesario son algunas de esas pequeñas cosas que todavía son muy importantes hoy en día y que a menudo se pasan por alto. Cuando enviamos un email a alguien, en la mayoría de los casos es porque tenemos una petición: queremos obtener información, pedir una cita, etc. Por lo tanto, es recomendable adherirse a las convenciones de correo electrónico. Esto aumenta las posibilidades de que su correo electrónico sea tomado en serio y obtenga una respuesta del destinatario.

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1. Elige un objeto convincente
2. Use un formulario de apelación apropiado
3. Menciona la información más importante al principio.
4. Presentar el contenido de forma compacta y estructurada
5. Usa listas y enfatiza el texto para reducir el esfuerzo visual
6. Seleccione un estilo y tamaño de fuente uniforme
7. Dale un toque personal a tu fórmula de cortesía
8. Finalmente, agregue su firma de correo electrónico y cualquier archivo adjunto

8 consejos para escribir un email profesional

Emails profesionales: construcción y contenido

Al igual que las cartas normales, los correos electrónicos siguen un patrón determinado. Dado que todos los lectores conocen y esperan este estándar, debe estructurar sus cartas digitales en consecuencia. Esto facilita una buena comprensión de su texto por parte de sus lectores.

Paso 1: El objeto

Al comienzo de cada correo electrónico está el asunto, que a veces se ignora por error. El asunto del mensaje debe llegar al destinatario a primera vista y, por lo tanto, debe elegirse en consecuencia. A diferencia de la carta postal, la línea de asunto de un correo electrónico tiene la ventaja de mostrarse directamente en la bandeja de entrada. Esto permite a los destinatarios decidir si se tomarán el tiempo de leerlo inmediatamente después de recibirlo o más tarde. Además, la información de la línea de asunto ayuda a encontrar y clasificar los correos electrónicos. Estos son algunos buenos ejemplos de objetos:

• Reunión: inicio del proyecto 24.04 / 10-12h
• Gama de servicios de coaching especializado
• Resumen de la entrevista del 7 de abril
• Información TI: actualización de software YZ

En estos ejemplos, los lectores saben directamente lo que les espera en el cuerpo del mensaje. Por lo tanto, pueden decidir si abren o no el correo electrónico inmediatamente dependiendo de su prioridad.

Por el contrario, no se recomienda utilizar objetos que no expliquen claramente lo que se está discutiendo, que sean demasiado largos o que incluso puedan transmitir mensajes pasivo-agresivos:

• ¡¡¡Urgente!!! (Sería útil aclarar qué es tan urgente).
• Solicitud (Es mejor especificar su propósito.)
• Todavía tengo algunas preguntas después de nuestra conversación en el pasillo el viernes pasado Cíñete al propósito principal de este mensaje: pedir una aclaración).
• Re:AW: Re:AW: Re:AW: Domingo de brunch con Claudia y Paul. Se recomienda tener siempre cuidado de minimizar las abreviaturas. También es importante cambiar el asunto del correo electrónico cuando ya no sea relevante, incluso si los destinatarios siguen siendo los mismos. Si la conversación ya no es sobre un brunch dominical sino sobre la distribución del trabajo, es necesario modificar el tema para comodidad de los destinatarios y para mayor claridad.
• ¿Es esencial? Comenzar directamente con una revisión rara vez es una buena idea. De hecho, esto hace que el receptor adopte una posición defensiva, en la que aceptará menos bien las críticas, por muy constructivas que sean. En general, los correos electrónicos no son necesariamente la mejor manera de expresar críticas, por lo que buscaremos un diálogo más directo.

En el campo del marketing por correo electrónico, se gasta mucha energía formulando líneas de asunto relevantes. También buscamos optimizar su tasa de apertura gracias a tests A/B y estadísticas. Cuando escribimos correos electrónicos profesionales a diario, la mayoría de las veces es sin intención comercial. Sin embargo, queremos que su mensaje sea abierto. Por lo tanto, es necesario hacer un esfuerzo en la elección del objeto correspondiente.

Paso 2: formularios de llamada

Un correo electrónico, al igual que una carta, debe comenzar con una apelación, dirigida a los destinatarios. Por breve que sea, es fundamental y puede variar según el contexto.

¿Qué tan educado tienes que ser?

En caso de duda, a menudo es mejor ser demasiado cortés que no lo suficientemente cortés. La clásica fórmula de llamada «Señora, señor», es la mejor solución cuando no se conoce la identidad exacta del destinatario pero se dirige a un servicio oa un departamento.

Cuando conoce su identidad, un simple «Señora» o «Señor», posiblemente seguido de su apellido, a menudo funciona. En caso de superioridad jerárquica, en el formulario de recurso se mencionará el título del destinatario: «Señora Directora», «Señor Subdirector», etc. Cuando se dirige a personas que ya conoce y con las que tiene una relación cordial, “Querida señora X” es cortés y cálida. Finalmente, para dirigirse a colegas más cercanos, un simple «Hola» es completamente aceptable.

¿A qué destinatarios debo dar prioridad?

En el caso de un correo electrónico con múltiples destinatarios, todos deben ser dirigidos. Por lo tanto, debemos preguntarnos en qué orden aparecen. En general, las posiciones más altas siempre se enumeran primero . Si los destinatarios están en el mismo nivel jerárquico, se recomienda clasificarlos en orden alfabético: todos pueden entender este orden y nadie se siente desatendido. También hay una regla que, de igual rango, una mujer se nombra antes que un hombre. Es sin embargo una práctica cada vez más obsoleta, a la que preferimos una simple clasificación alfabética, más práctica y más neutra. 

¿Cómo proceder cuando no estás seguro del sexo de la persona a la que le estás escribiendo?

A veces sucede que solo conocemos el apellido de la persona con la que debemos hablar, o que esta persona tiene un nombre mixto. Dado que los errores de género pueden aumentar la susceptibilidad de muchas personas, se recomienda realizar una pequeña investigación: se puede, por ejemplo, utilizar el sitio web de la empresa, las redes sociales, un directorio o incluso hacer una llamada telefónica rápida a la sede de la empresa. En caso de duda, es mejor utilizar un simple «Hola», o incluso la fórmula «Señora, señor», si se trata de un correo electrónico más formal.

¿Qué signo de puntuación viene después del saludo?

La mejor solución es la coma . Se usa para terminar la línea, luego se inserta un párrafo, después de lo cual la oración comienza con una letra minúscula. 

Estimado señor Bernardo,

Gracias por responder tan rápido.

Paso 3: Cómo iniciar un correo electrónico

Antes de formular su solicitud, debe introducirla poniéndola en contexto. Este debe ser lo más breve posible , para ahorrarle tiempo tanto a su interlocutor como a usted mismo. Dependiendo de la situación, puede haber varias posibilidades:

• Le escribo para nominarlo para el puesto de Asistente de Recursos Humanos.
• ¿Tuviste buenas vacaciones?
• Muchas gracias por nuestra entrevista la semana pasada.
• Muchas gracias por su rápida respuesta.
• Aprecié mucho su intervención sobre el tema de “escribir correos electrónicos”.

Este eslogan tiene la intención de producir un efecto de simpatía en el destinatario antes de llegar al meollo del asunto. Esta sección es para comentarios o preguntas personalizadas. Se recomienda evitar frases estandarizadas y centrarse en la persona: hacer preguntas sobre su regreso de vacaciones, su recuperación de una enfermedad o su regreso a casa después de una reunión, son formas de expresar el interés sincero por ella. También puede utilizar la introducción para introducir gradualmente el tema de su texto (como en el caso de una aplicación), para presentarse o para evocar un intercambio anterior, preferiblemente en relación con su mensaje.

Paso 4: El cuerpo del mensaje

En cuanto al núcleo de tu texto, se trata de transmitir un contenido compacto y bien estructurado . Es importante tener en cuenta que el lector debe ser capaz de captar la información de forma clara y rápida. En este sentido, existen reglas para escribir un correo electrónico, que siempre deben respetarse:

• Oraciones cortas : esto es a menudo más fácil decirlo que hacerlo. A veces los hechos parecen tan complejos que uno tiene la impresión de poder expresarlos sólo con circunvoluciones y circunloquios. Sin embargo, esta práctica no se recomienda porque requiere un esfuerzo adicional de comprensión por parte del destinatario, que a menudo no está dispuesto a consentir, en particular antes incluso de saber de qué se trata. Para evitar que el lector simplemente renuncie a descifrar su mensaje, use estructuras claras, simples y cortas.
• Propuestas en negrita y cursiva : el diseño puede ayudar considerablemente al lector a identificar rápidamente fechas e información prioritaria. Sin embargo, estas mejoras solo funcionan si se usan con moderación, ya que una gran cantidad de términos en negrita, cursiva o subrayados solo confundirá aún más al lector. Una buena regla general es no usar estos marcadores más de una vez por párrafo.
• Párrafos relevantes : los párrafos ayudan a estructurar su texto. Por lo tanto, se trata de organizar su texto para que las conexiones lógicas se vinculen entre sí y formen un todo coherente. Como regla general, una buena longitud de párrafo puede considerarse no mayor a tres oraciones.
• Listas : las listas le permiten presentar fechas y hechos de forma compacta: fechas de reuniones, costos del próximo proyecto, participantes del próximo viaje de negocios, etc. Esto permite identificar información importante de un vistazo, incluso al volver a leer el correo electrónico más tarde. Por lo tanto, el destinatario no necesita volver a leer el mensaje en su totalidad para acceder a la información importante. Sin embargo, para las relaciones de causa y efecto, es esencial utilizar texto clásico.
• vocabulario sencillo: se trata de no hacer las cosas más complicadas de lo que ya son. En la medida de lo posible, utilice palabras sencillas que todos puedan entender. En el contexto de una pregunta técnica compleja, asegúrese de usar un vocabulario común y evite la jerga técnica si no está hablando con un experto. De lo contrario, es muy probable que el destinatario no se tome el tiempo de buscar el significado de términos complicados y que su mensaje se quede en letra muerta. Por supuesto, esto no se aplica si se está comunicando con expertos en su campo. En tales situaciones, el vocabulario técnico ayuda a presentarse como un especialista. Aunque algunos se resistan a los anglicismos excesivos,
• Un mensaje positivo : para que su destinatario integre efectivamente su mensaje, se recomienda utilizar giros de frase positivos. Incluso cuando se trata de críticas, es importante que sean constructivas. Por lo tanto, es recomendable centrarse en los elementos que se pueden mejorar, en lugar de detallar en detalle lo que no funciona. Cuando se espera algo del destinatario, se recomienda especialmente evitar las expresiones negativas, así como las connotaciones autoritarias.

Consejo

Para obtener un texto bien estructurado, no se trata necesariamente de preocuparse por su organización en el momento de escribirlo. La forma más fácil es pensar con anticipación en los puntos esenciales que se abordarán y luego colocarlos en el orden más juicioso.

Paso 5: La fórmula final

Si desea escribir un correo electrónico correctamente, es esencial encontrar la fórmula final adecuada para su mensaje. Esta fórmula se puede utilizar para solicitar la acción del destinatario o permitirle finalizar su mensaje con una impresión positiva.

• Para cualquier duda, podéis contactar conmigo por teléfono o email.
• Espero conocerte en persona en este taller.
• Puede encontrar más información en nuestro sitio web.
• Estaré feliz de saber de usted pronto.
• Les deseo un muy buen fin de semana.

Consejo

la fórmula “gracias de antemano por su respuesta” también es muy popular por escrito. Sin embargo, puede ser vergonzoso para el destinatario, a quien se le pide implícitamente una devolución antes incluso de saber si está de acuerdo.

Paso 6: Las fórmulas de cortesía

Son un elemento esencial tanto al final como al principio de un correo electrónico, ya que te permiten expresar tu simpatía al lector. La amabilidad y la cortesía también son prioridades aquí, pero todo es cuestión de dosificación. Nadie termina sus correos electrónicos de trabajo en estos días con saludos respetuosos o humildes . Con un toque personal, dejarás una impresión mucho más positiva. Aquí hay algunos ejemplos para adaptar según la situación:

• Bueno para usted
• (Muy cordialmente
• Saludos desde París
• Buen comienzo de semana
• muy buenas vacaciones

En general, la última oración está separada del cuerpo del texto por un párrafo. También va seguido de un párrafo, luego de una fórmula de cortesía terminada en una coma y seguida de un párrafo antes de la firma. Así es como se ve este diagrama:

                Espero nuestra colaboración.

                Bueno para usted,

                Françoise Dupont

Paso 7: Firma

Está al final de su correo electrónico. Esto es para proporcionar al destinatario información más detallada y datos de contacto del remitente. Por lo tanto, no hay lugar aquí para consignas y consignas de todo tipo; por otro lado, existen datos obligatorios que deben  constar en la firma, y ​​que son los siguientes:

• Posición en la compañía
• Situación jurídica de la empresa
• dirección comercial completa
• Página Web de la compañía
• Número de teléfono y dirección de correo electrónico del remitente o empresa
• Cámara de la que depende la empresa
• Número de matricula
• Nombre del director de la empresa

Además, puede incluir enlaces de redes sociales o el logotipo de la empresa en la firma. Sin embargo, algunos usuarios han bloqueado archivos de imágenes en correos electrónicos por razones de seguridad; por lo tanto, debe asegurarse de que la firma sea aceptable sin el logotipo.

Consejo

la posdata (PS) data de una época en que las cartas aún se escribían a mano. Si el autor de la carta luego pensó en algo que olvidó, agregó una posdata en lugar de volver a escribir la carta completa. En la medida en que el texto de un correo electrónico puede modificarse indefinidamente antes de enviarlo, no se recomienda utilizar el PS en el contexto de la comunicación digital.

Paso 8: Archivos adjuntos

Es una buena idea enviar un archivo adjunto solo si es realmente necesario y mantener el tamaño del archivo lo más pequeño posible . El espacio de almacenamiento del buzón suele ser limitado y el destinatario no estará bien si el servidor bloquea otros correos electrónicos debido a su archivo adjunto. Además, muchas personas ahora leen correos electrónicos sobre la marcha: con la transferencia de datos móviles, los archivos adjuntos grandes solo se pueden descargar muy lentamente, si es que se descargan. Por lo tanto, se recomienda limitar sus archivos adjuntos a un tamaño total de 5 MB.

Además, es mejor enviar documentos a pedido del destinatario, o insertar un enlace a una base de datos donde los archivos estén disponibles. Si el archivo adjunto es un documento, es fundamental convertirlo previamente en un PFD, para evitar modificaciones por un lado y garantizar una presentación óptima por otro.

Ejemplo de un email profesional exitoso

El siguiente ejemplo incluye todos los elementos a los que se debe prestar atención para escribir un correo electrónico.

¿Por qué el correo electrónico anterior es un buen ejemplo?

• El tema es breve y concreto.
• La fórmula de llamada es adaptada y personalizada.
• El eslogan es amigable y hace referencia a una conversación pasada mientras se presenta el tema.
• El cuerpo del texto contiene varios párrafos, y los datos importantes se presentan en forma de lista.
• El final invita al receptor a actuar.
• El saludo final es cálido y personalizado.
• La firma es completa y conforme a la ley.
• El correo electrónico no contiene archivos adjuntos superfluos.

Resumen: 8 consejos para escribir un email profesional

Escribir bien un correo electrónico: qué hacer y qué no hacer

A evitar	Por hacer
Errores tipográficos y ortográficos: estos errores producen una mala impresión en el destinatario, porque le hacen pensar que el remitente no se ha esforzado lo suficiente en escribir el mensaje destinado a él.	Revisión cuidadosa: antes de enviar un correo electrónico, debe revisarse cuidadosamente para evitar errores, errores tipográficos o duplicados que pueden ser vergonzosos.
Errores en el título del destinatario: si escribe mal su nombre o confunde su género o posición, es probable que el destinatario se moleste, confunda estos errores con pereza y no preste atención al resto del mensaje.	Un título completo: antes de escribir un correo electrónico, es recomendable verificar si su interlocutor tiene un título en particular que le gustaría ver en su mensaje (Doctor, Profesor, etc.)
Olvidar un archivo adjunto: a veces presionas «enviar» demasiado rápido y olvidas un archivo adjunto. Si se mencionó en el cuerpo del texto, es necesario enviar un 2º correo electrónico, que muchas veces pasa por descuido.	Verifique los archivos adjuntos: es un buen hábito antes de enviar un correo electrónico. Esto es para verificar que estos son los archivos correctos en su versión actualizada. Para evitar olvidar los archivos adjuntos, puede comenzar adjuntándolos antes de escribir el texto.
Usa la emoción: los correos electrónicos, como cualquier comunicación escrita, pueden ser fuente de malentendidos. Evitar el lenguaje emocional reduce estos riesgos y reduce el estrés.	Utiliza un tono neutro: para emails profesionales, el tono adecuado suele ser neutro, incluso a veces amable si el contexto se presta a ello. Esta es la mejor manera de garantizar que el destinatario interprete mejor la información.
Oraciones largas y complejas: las estructuras de oraciones complejas son confusas porque la información se malinterpreta o se ignora.	Mantenlo breve y claro: es importante mantener oraciones cortas y simples, así como listas para presentar hechos. Todo esto facilita la comprensión de la información.
Abreviaturas: cuando se utilizan abreviaturas o siglas, el destinatario puede no entenderlas. Entonces tendrá que hacer un esfuerzo adicional para encontrar el significado y lo ignorará la mayor parte del tiempo, perdiendo su mensaje.	Escriba completo: el destinatario siempre debe estar en el centro de su correo electrónico. Si no usa abreviaturas, tendrá que dedicar más tiempo a escribirlo, pero esto hará que sea mucho más fácil para el lector comprender la información.
Ironía: escribir algo que difiera de lo que quieres expresar es muy arriesgado por escrito, especialmente cuando se trata de un correo electrónico profesional, ya que la ironía puede dar lugar a malentendidos.	Llegar a los hechos: se recomienda encarecidamente simplemente escribir las cosas tal como son. En los correos electrónicos profesionales, el humor a menudo no tiene cabida.
Emoticonos: si los smileys, emojis y otros emoticonos a veces pueden ayudar a aclarar ideas, no son para nada profesionales.	Sea cordial: no es necesario utilizar pictogramas para crear una atmósfera positiva en un correo electrónico. Las preguntas y frases amistosas son suficientes para expresar su respeto y simpatía a su destinatario.
Una mala maquetación: la lectura no es agradable cuando la maquetación es mala. Para una pantalla de teléfono inteligente en particular, leer un bloque de texto sin párrafos o saltos de línea puede ser una distracción.	Un marco visible: una buena organización del texto facilita la comprensión de la información por parte del lector, ya que podrá concentrarse mejor en su contenido si es capaz de encontrarse en su estructura.
Exceso de extensión: si al leer un email ya no recuerdas lo que estaba escrito al principio, eso es un problema. Esto es especialmente cierto en la vida cotidiana de la oficina, donde no hay tiempo para leer correos electrónicos todo el tiempo.	Reducir el texto a lo esencial: si determinados temas requieren explicaciones más largas, se recomienda limitar el texto a lo esencial, incluso en situaciones complejas. Esto también permite aclarar la propia visión de la situación.
Correos electrónicos innecesarios: si está constantemente ocupado revisando los correos electrónicos para verificar su relevancia, hay menos tiempo para lidiar con el contenido realmente importante.	Utiliza llamadas telefónicas y conversaciones personales: algunas dudas se pueden aclarar mucho más rápido hablando directamente sobre ellas. Los resultados de la conversación se pueden resumir en un correo electrónico.
Ignorar las diferencias culturales: No todas las culturas tienen las mismas formas de hacer las cosas. Por ejemplo, querer ser breve a toda costa puede ser muy descortés en otras culturas.	Adaptarse internacionalmente: cuando se trabaja con un nuevo mercado, es recomendable informarse sobre las prácticas actuales y centrarse siempre en el destinatario de su correo electrónico. Adaptando los códigos apropiados, sus correos electrónicos serán bien recibidos.